¿Cómo maneja tu compañía el reclamo de documentos faltantes para la gestión de pólizas? ¿Tenés que darle seguimiento a los documentos incompletos, incorrectos o borrosos y esta tarea se convirtió en una pérdida de tiempo para todos los actores participantes? ¿Seguís operando con procesos manuales? ¿Recibís reclamos constantes de tus clientes por lo engorroso que resulta el envío de documentación de respaldo ante cada siniestro? ¿Esto se convirtió en una mala experiencia de usuario para tu compañía? ¿Tenés siempre los documentos de resguardo que la ley de tu país te exige?
Estos, y otros inconvenientes, son muy comunes en la gestión de documentación de las aseguradoras. Los productores, los agentes lo sufren y los usuarios finales también. En esta nota, Sistran cuenta cómo la gestión de documentos digitales puede ser la clave de una operación más efectiva y rentable.
Digitalización de documentos
La digitalización de documentos brinda a las aseguradoras una serie de beneficios que van desde la eficiencia operativa y el ahorro de costos hasta la mejora en la seguridad y el cumplimiento normativo. Sin contar los beneficios a nivel de imagen que las empresas capitalizan gracias a una mejor experiencia de usuario al interactuar en cualquiera de los touchpoint en su customer journey.
Ventajas
Enumeremos algunas de sus ventajas
Facilidad de acceso y búsqueda
Al digitalizar los documentos, se facilita el acceso a la información de manera rápida y eficiente. Esto permite a los empleados encontrar los documentos necesarios en cuestión de segundos en lugar de tener que buscar entre archivos físicos.
Ahorro de espacio
Almacenar documentos físicos requiere espacio físico considerable. Al digitalizarlos, se elimina la necesidad de almacenar grandes cantidades de papel, lo que a su vez reduce los costos asociados con el espacio de almacenamiento y contribuye en el cuidado del medio ambiente.
Reducción de costos
Al disminuir la necesidad de almacenamiento físico, las aseguradoras pueden ahorrar en costos de mantenimiento de archivos, como alquiler de espacio, suministros de oficina y personal para gestionar y organizar documentos físicos.
Seguridad y protección
Los documentos digitalizados pueden estar protegidos mediante medidas de seguridad como cifrado, contraseñas y control de acceso, lo que reduce el riesgo de pérdida, robo o daño físico de la información.
Cumplimiento normativo
Muchas regulaciones y normativas exigen a las aseguradoras mantener la confidencialidad y seguridad de la información de los clientes. La digitalización permite cumplir con estos requisitos de manera más efectiva al implementar controles de acceso y auditorías.
Mejora en la gestión de información
Al tener una versión digital de los documentos, las aseguradoras pueden implementar sistemas de gestión de documentos que facilitan la organización, seguimiento y actualización de la información de manera más eficiente. Automatizar procesos manuales genera reducción de errores y costos operativos. Aún más, logra, fundamentalmente, ejecutivos más enfocados en la gestión de oportunidades.
Respaldo y recuperación de datos
En caso de desastres naturales, incendios u otras emergencias, tener copias digitales de los documentos asegura que la información crítica esté respaldada y pueda recuperarse rápidamente, lo que minimiza la pérdida de datos y el tiempo de inactividad.
Mejor experiencia de usuario
Mejorando la simplicidad y acceso desde cualquier momento y lugar, el usuario (ya sea productor, agente, proveedor o cliente) no debe moverse para autogestionar sus documentos y hacerlos accesibles para la aseguradora. El seguimiento resulta también ser más simple al estar automatizado pues no existen errores inintencionales, teniendo la certeza y seguridad de que todos los expedientes y sus contratos formalizados están resguardados, completos y correctos.
Aseguradoras
Las aseguradoras que innovan en su proceso de emisión de pólizas, integración, validación y resguardo de sus operaciones y expedientes logran incrementar en un 40% el número de operaciones y duplicar la eficiencia y productividad del equipo de trabajo, reduciendo el riesgo de fraude y problemas de recuperación.
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