En la contienda por obtener altos rendimientos en los ámbitos competitivos y de riesgos actuales poder anticiparse es muy importante. Para ello existe una tendencia y práctica cada vez más marcada por parte de las empresas en la estrategia del desarrollo y la realización de negocios tangibles y proyectos no tangibles para dar tratamiento al negocio mediante lo que se llama el Control Preventivo o la Unidad de Control Preventivo (UCP).
Unidad
El Control Preventivo genera las metodologías, los ámbitos, las prácticas, las acciones y los ambientes de control clave que permiten tener visibilidad de potenciales riesgos en cualquier proceso. El Control Preventivo se aplica sobre toda la organización en sus áreas “blandas” (por ejemplo, la comunicación) y en las áreas “duras” (servicios generales, logística y obras). El Control Preventivo tiene como objetivos principales el enfoque preventivo, el detectivo y el forense. Todos estos objetivos juntos generan un efecto disuasivo.
El enfoque preventivo refiere a la acción de manera anticipada ante posibles contingencias, las cuales, si son identificadas de forma temprana, permiten mitigar riesgos elevados y/o significativos. Las técnicas utilizadas son la gestión de riesgos y el análisis de seguimiento, procesos, procedimientos y controles. Este enfoque holístico trabaja sobre el análisis permanente de escenarios, controles en gastos y adquisiciones e informes particulares.
El enfoque detectivo es la totalidad de acciones y/o actividades que permita detectar eventos o hechos no deseados que sean pasibles de restituir o reparar. Se basa en pruebas de efectividad de técnica y control en paralelo con auditorías internas. Incluye y articula sobre cumplimiento de políticas y procedimientos, formularios, registros, análisis de cambio de alcances y análisis de decisiones no programadas, entre otros procesos.
Las irregularidades se analizan en particular con un canal exclusivo, simultáneo y de manera holística con un enfoque forense. Se focaliza en evidencias o indicios de fraude u anomalías con impacto en el negocio.
Esta unidad interna (in-house) o externa (tercerizada) funciona principalmente focalizándose en procesos clave de la empresa, de un negocio particular, de un proyecto o de un portfolio de proyectos que se necesiten llevar adelante. Los procesos clave que se analizan en la búsqueda de maximizar la posibilidad de no ocurrencia de ese suceso desdichado son: compras, comunicaciones/reputación, servicios generales, logística y obras (internas y de terceros). Se analizan con metodologías interdisciplinarias y tecnología buscando brechas en lo auditado y dando alertas tempranas a la Dirección. En general, estos procesos reportan a gerencias principales y/o a la Dirección.
Obras civiles
Como ejemplo o sector tangible, podemos citar las obras civiles, en general medianas y/o grandes, pero también es aplicable a construcciones de escala más pequeña, como viviendas unifamiliares o multifamiliares. En estos casos, la auditoría y la activación del Control Preventivo visibilizan y refuerzan el ambiente de control, en especial donde se desarrollan las actividades constructivas.
El Control Preventivo comienza en estos casos con la auditoría de las ingenierías utilizando tecnología que analiza las posibles interferencias en las instalaciones (cañerías, conductos y sistemas de climatización, entre otros sistemas), las estructuras, la logística de obra, la secuencia de actividades, las responsabilidades y compromisos y los programas de obra.
En paralelo se audita la emisión de las órdenes de compra y se realiza su seguimiento y control. Se configura un tablero de control para el seguimiento económico-financiero, en el cual se identifican y monitorean variables clave, como avance real vs. avance estimado y presupuestado vs. certificación o tasa de cumplimiento de curvas de inversión, entre muchos otros indicadores. Este proceso se realiza hasta la entrega del bien en funcionamiento, o sea, durante todo el ciclo pre-constructivo, constructivo y de posventa.
Con frecuencia diaria o semanal (esto depende de cada negocio y riesgo) se auditan físicamente las obras y/o el portfolio de obras. Esto se realiza mediante un grupo de expertos y con tecnología (equipamiento, software –por ejemplo, BIM–, drones y digital twin). Estas auditorías físicas permiten detectar brechas en la seguridad y compromisos con la calidad, prever posibles zonas de conflicto no detectadas en la documentación y contingencias con el entorno, minimizar riesgos ambientales, monitorear los avances físicos vs. los plazos comprometidos y documentar y mitigar los cambios en el proyecto, portfolio de proyectos o negocio.
La mitigación de los riesgos de alcance/calidad, presupuesto y tiempos es clave para la sustentabilidad de cualquier empresa para una estrategia competitiva que trabaje seriamente sobre el corto y mediano plazo. Sin duda, este enfoque sube la vara para todos en ámbitos como el sector de la construcción, sin ser el único que requiere profesionalizarse. El Control Preventivo a nivel regional comienza a incorporarse en las empresas con mayor frecuencia y visibilidad. Los países centrales tienen un mayor ejercicio y tradición en estas políticas que en América Latina. Allí existe una mayor predisposición en empresas de todo tamaño de generar unidades de anticipación. En la región se comienza a adoptar este enfoque de cara a los importantes ahorros que genera para quien lo implementa.
En general, la UCP, por ejemplo, para el sector de la construcción, tiene razón de ser a partir de negocios mayores a 10 millones de dólares o para un bien de riesgo moderado o alto, en donde puedan estar comprometidas por lo menos una de las tres principales variables críticas: la calidad, los presupuestos y el plazo.
Columna escrita por Hernán Franco, CEO de Linz Group, una empresa regional de ingeniería y construcción. Para más información, ingresar a su sitio web o a su página en LinkedIn.
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